Adatkezelési Tájékoztató Álláspályázók Részére
A RADAYDRUG Kft. (a továbbiakban: „Társaság” vagy „mi”) elkötelezett a személyes adatok védelme iránt. Jelen tájékoztató célja, hogy közérthetően bemutassa, hogyan kezeljük az álláspályázók személyes adatait a kiválasztási folyamat során, és milyen jogok illetik meg Önt, mint érintettet.
Az adatkezelés során különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendeletének (GDPR) rendelkezéseit alkalmazzuk.
1. Az adatkezelő adatai
Adatkezelő: RADAYDRUG Kft.
Székhely: 4225 Debrecen, Rózsavölgy utca 151.
Cégjegyzékszám: 09-09-008329
A Társaság Belső GDPR Felelősének elérhetősége:
Csepregi Edina
Tel.: 06 30 / 254 44 45
E-mail: edina.csepregi@radaydrug.com
A Társaság adatvédelmi tisztviselőjének (DPO) elérhetősége:
Szűcs Edit Ágota, LL.M.
Tel.: 06 30 / 856 40 89
E-mail: adatvedelemdebrecen@gmail.com
Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos kérdéseikkel vagy jogaik gyakorlásával kapcsolatban elsődlegesen a Társaság belső GDPR felelőséhez fordulhatnak. Az érintettek jogosultak közvetlenül az adatvédelmi tisztviselőhöz is fordulni.
2. Milyen adatait kezeljük és honnan szerezzük be?
A kiválasztási folyamat lefolytatásához a Társaság kizárólag a szükséges és arányos mértékben kezel személyes adatokat.
A jelentkezéshez kapcsolódó adatok: név, elérhetőség (e-mail cím, telefonszám), lakóhely vagy tartózkodási hely (amennyiben azt a jelentkező megadja), az önéletrajzban szereplő adatok (különösen tanulmányok, szakmai tapasztalat, készségek), motivációs levél, bérigény (ha megadásra kerül), a jelentkezés dátuma és a megpályázott pozíció megnevezése.
Referenciaadatok: amennyiben a kiválasztási folyamat során referenciaellenőrzés történik, a referenciát adó személy neve, beosztása, elérhetősége és a szakmai alkalmasságra vonatkozó információk kezelhetők. Referenciafelvételre kizárólag az érintett előzetes tájékoztatása mellett kerül sor.
Adatforrások: a személyes adatokat elsődlegesen közvetlenül az érintettől szerezzük be (pl. e-mailben megküldött jelentkezés, állásportál, személyes vagy online interjú). Előfordulhat, hogy adatokat munkaerő-közvetítő szolgáltatótól kapunk, vagy a kiválasztási folyamat során – indokolt esetben és az adott munkakör jellegére tekintettel – megtekintjük a jelentkező nyilvánosan hozzáférhető közösségi média felületein, így különösen szakmai közösségi oldalakon elérhető információkat. Az ellenőrzés kizárólag a betölteni kívánt munkakörrel összefüggő, szakmai szempontból releváns információkra terjed ki, és nem irányul a jelentkező magánéletének megismerésére. A Társaság nem kér hozzáférést zárt profilokhoz, és nem alkalmaz megtévesztő módszert az információk megszerzésére.
3. Kezelünk-e különleges adatokat?
A Társaság nem kéri különleges személyes adatok (különösen egészségügyi adatokra, politikai véleményre, vallási vagy világnézeti meggyőződésre, szakszervezeti tagságra vagy egyéb, a GDPR 9. cikke szerinti adatokra vonatkozó információk) megadását.
Amennyiben a jelentkezési anyag mégis tartalmaz ilyen adatokat, a Társaság azokat a kiválasztási folyamat során nem veszi figyelembe, és biztosítja, hogy azok a kiválasztási döntés meghozatalának alapját ne képezzék.
A Társaság törekszik arra, hogy az ilyen adatokat ne használja fel, azokhoz való hozzáférést korlátozza, valamint amennyiben lehetséges és indokolt, azokat törölje vagy kitakarja (például az önéletrajzból).
Kérjük, hogy jelentkezése során lehetőség szerint ne osszon meg velünk különleges személyes adatokat.
4. Az adatkezelés célja és jogalapja
A személyes adatokat az alábbi célokból kezeljük:
4.1. Jelentkezés kezelése és kiválasztás lefolytatása
Ide tartozik a pályázat feldolgozása, a kapcsolattartás, interjú szervezése, a jelölt alkalmasságának értékelése, valamint a kiválasztási döntés meghozatala.
Jogalap: a Társaság jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
A Társaság jogos érdeke abban áll, hogy a meghirdetett pozícióra megfelelő munkavállalót válasszon ki, és a kiválasztási folyamatot hatékonyan, átlátható módon és dokumentáltan folytassa le.
A Társaság az adatkezelés során biztosítja, hogy a személyes adatok kezelése ne járjon az érintettek jogainak és szabadságainak indokolatlan sérelmével, és kizárólag a kiválasztási folyamat lefolytatásához szükséges mértékre korlátozódjon.
4.2. Kapcsolattartás a jelentkezéssel összefüggésben
A jelentkező tájékoztatása a kiválasztási folyamat állásáról, interjúidőpontok egyeztetése, valamint szükség esetén hiánypótlás kérése.
A kapcsolattartás kizárólag a kiválasztási eljárás lebonyolításához szükséges mértékben történik.
Jogalap: a Társaság jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont) – a kiválasztási eljárás ésszerű és hatékony lebonyolítása.
4.3. Jelentkezési adatbázis – későbbi pályázatok
Amennyiben a kiválasztási eljárás eredményeként nem jön létre munkaviszony, a Társaság lehetőséget biztosíthat arra, hogy a jelentkező külön hozzájárulása alapján jelentkezési anyagát későbbi, számára releváns álláslehetőségek esetén figyelembe vegye.
Jogalap: az érintett hozzájárulása (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont).
A hozzájárulás megadása önkéntes, külön nyilatkozattal történik, és annak megtagadása a kiválasztási eljárásban való részvételt nem érinti.
A hozzájárulás bármikor visszavonható a belső GDPR felelős részére megküldött e-mailben, amely nem érinti a visszavonást megelőző adatkezelés jogszerűségét.
A Társaság a jelentkezési adatokat a hozzájárulás megadásától számított legfeljebb 1évig kezeli.
4.4. Jogviták, igényérvényesítés, panaszkezelés
Amennyiben a kiválasztási eljárással összefüggésben jogi igény, panasz vagy hatósági eljárás merül fel, a Társaság a szükséges mértékben jogosult bizonyos személyes adatokat megőrizni és felhasználni jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme céljából.
Jogalap: a Társaság jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont) – jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme, valamint adott esetben jogi kötelezettség teljesítése (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont), amennyiben hatósági vagy bírósági megkeresés érkezik.
A személyes adatokat a Társaság kizárólag a jogi igény érvényesítéséhez szükséges ideig, legfeljebb az alkalmazandó elévülési idő tartamáig őrzi meg.
5. Mennyi ideig őrizzük meg az adatokat?
A Társaság a személyes adatokat kizárólag a szükséges ideig kezeli, figyelembe véve az adatkezelés célját, valamint az esetleges igényérvényesítési (elévülési) időket.
Sikertelen pályázat esetén (amennyiben a jelentkező nem járul hozzá adatainak további kezeléséhez): a személyes adatokat a kiválasztási eljárás lezárásától számított 6 hónapig őrizzük meg, ezt követően az adatok törlésre vagy anonimizálásra kerülnek.
Jelentkezői adatbázisban történő adatkezelés esetén: a személyes adatokat a hozzájárulás megadásától, illetve a kiválasztási eljárás lezárásától számított legfeljebb 1 évig, vagy a hozzájárulás visszavonásáig kezeljük. A megőrzési idő lejártát követően az adatok törlésre kerülnek.
Felvétel esetén: a jelentkezés során kezelt adatok a munkaviszony létesítéséhez kapcsolódó dokumentáció részévé válhatnak. A munkaviszonyhoz kapcsolódó adatkezelésről a Társaság külön munkavállalói adatkezelési tájékoztatót biztosít.
Technikai sajátosságokból adódóan (például biztonsági mentésekben) előfordulhat, hogy egyes adatok a törlést követően még korlátozott ideig szerepelnek rendszermentésekben. Ezekhez az adatokhoz aktív hozzáférés nem történik, és azok kizárólag adatbiztonsági célból kerülnek megőrzésre, majd a mentési ciklus felülírása során véglegesen törlésre kerülnek.
6. Kik férhetnek hozzá az adataihoz, kinek adjuk át?
A személyes adatokhoz kizárólag a kiválasztási eljárásban részt vevő, erre feljogosított munkatársak férhetnek hozzá (különösen az ügyvezető, HR-feladatokat ellátó munkatársak, szakmai vezetők és a döntéshozatalban részt vevő személyek), kizárólag feladataik ellátásához szükséges mértékben.
A Társaság egyes technikai és szervezési feladatok ellátása érdekében adatfeldolgozókat vehet igénybe, amelyek a személyes adatokat a Társaság nevében és utasításai alapján, megfelelő szerződéses és adatbiztonsági garanciák mellett kezelik, így különösen:
- levelezési és irodai rendszerek szolgáltatója (pl. Microsoft 365),
- tárhely- és felhőszolgáltató,
- állásportál vagy pályázatkezelő rendszer üzemeltetője,
- informatikai üzemeltetést és rendszeradminisztrációt végző szolgáltató,
- munkaerő-közvetítő vagy fejvadász szolgáltató (amennyiben a jelentkezés ilyen csatornán keresztül érkezett).
A Társaság személyes adatokat hatóságok, bíróságok vagy egyéb szervek részére kizárólag jogszabályi kötelezettség teljesítése, illetve jogi igények előterjesztése, érvényesítése vagy védelme érdekében továbbít.
7. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás
A Társaság a kiválasztási döntést nem kizárólag automatizált adatkezelés útján hozza meg, és nem alkalmaz olyan automatizált döntéshozatalt, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené.
A kiválasztási eljárás során profilalkotás nem történik, a döntéshozatal minden esetben emberi közreműködéssel valósul meg.
8. Az Ön jogai és azok gyakorlása
Önt az adatkezeléssel kapcsolatban – a GDPR rendelkezéseinek megfelelően – az alábbi jogok illetik meg:
- tájékoztatást kérhet arról, hogyan kezeljük személyes adatait, valamint hozzáférést kérhet azokhoz,
- kérheti személyes adatainak helyesbítését vagy kiegészítését,
- kérheti személyes adatainak törlését vagy az adatkezelés korlátozását,
- tiltakozhat az adatkezelés ellen, amennyiben annak jogalapja jogos érdek,
- hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén bármikor visszavonhatja hozzájárulását,
- kérheti adatai hordozhatóságát, amennyiben annak jogszabályi feltételei fennállnak.
A Társaság a beérkező kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül megválaszolja.
A Társaság a kérelem teljesítését megelőzően jogosult az érintett személyazonosságának ellenőrzésére.
Tiltakozás jogos érdek esetén: amennyiben Ön tiltakozik az adatkezelés ellen, megvizsgáljuk, hogy fennáll-e olyan kényszerítő erejű jogos ok, amely elsőbbséget élvez az Ön érdekeivel és jogaival szemben, illetve, hogy az adatkezelés jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükséges-e.
9. Adatbiztonság
A Társaság megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok védelme érdekében annak biztosítására, hogy a személyes adatokhoz kizárólag az arra jogosult személyek férjenek hozzá, valamint azok védettek legyenek a jogosulatlan hozzáféréssel, megváltoztatással, továbbítással, nyilvánosságra hozatallal, törléssel vagy megsemmisítéssel szemben.
Az alkalmazott intézkedések különösen magukban foglalják a jogosultságkezelést, a hozzáférések korlátozását, a naplózást (ahol releváns), a titkosított kommunikációs csatornák használatát, a biztonsági mentések alkalmazását, valamint a munkatársak titoktartási kötelezettségét.
A Társaság az alkalmazott technikai és szervezési intézkedéseket az adatkezelés jellegére, terjedelmére, körülményeire és kockázataira tekintettel határozza meg, és azokat rendszeresen felülvizsgálja.
10. Panasz, jogorvoslat
Amennyiben úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése nem felel meg a jogszabályi követelményeknek, javasoljuk, hogy elsőként vegye fel velünk a kapcsolatot a Belső GDPR Felelős elérhetőségén, és mindent megteszünk a felmerült probléma rendezése érdekében.
Ön jogosult panaszt benyújtani a felügyeleti hatósághoz:
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1374 Budapest, Pf. 603.
Telefon: +36-1-391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Honlap: www.naih.hu
Ön jogosult bírósághoz fordulni személyes adatainak kezelése esetén fennálló jogainak megsértése esetén. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindítható.
11. A tájékoztató módosítása
A Társaság fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési tájékoztatót időről időre felülvizsgálja és szükség esetén módosítsa.
A mindenkor hatályos adatkezelési tájékoztató a www.radaydrug.hu weboldalon érhető el. A módosított adatkezelési tájékoztató a közzététel napjától hatályos.
Jelentős módosítás esetén a Társaság a változásról megfelelő módon tájékoztatja az érintetteket.